Servidores da Câmara Municipal de São Luís (CMSL) estiveram, na manhã de terça-feira, 21, nas instalações do prédio onde funciona a Diretoria de Documentação e Informação, para participar de uma visita técnica.
No local, o grupo teve a oportunidade de absorver conhecimentos sobre as boas práticas da arquivologia. A chefe do setor de Documentação, Sílvia Leal, explicou a iniciativa da ação para melhorar alguns dos mais importantes departamentos do parlamento.
“A iniciativa do Recursos Humanos pediu para que a gente pudesse botar a nossa experiência visando contribuir com eles e mostrar como funciona o Arquivo Público da Câmara. Na visita técnica, mostramos como pegamos os documentos, arquivamos, conservamos, higienizamos e guardamos”, declarou.
Na ocasião, Sílvia Leal também falou da importância de preservar a memória do Legislativo municipal, que é o quarto mais antigo do país.
“Esse processo de preservação é de grande importância, pois guardamos toda a memória do órgão. Caso alguém venha precisar utilizar, por exemplo, tanto na área administrativa, pessoal ou histórica, teremos como buscar essas informações. Isso é o arquivo que nós temos para disponibilizar tanto ao público como também para a própria administração da Casa”, completou.
O objetivo da visita serviu para compreender os procedimentos e técnicas de organização de arquivos correntes, intermediários e permanentes, além de uma ampla avaliação para arquivamento ou eliminação de documentos.
A servidora Eva Luz, que é tecnóloga do Departamento de Recursos Humanos (RH), falou sobre a importância da troca de experiência para melhorar ainda mais a organização de arquivos e documentos do setor em que atua.
“Essa ação foi uma identificação da necessidade de trabalhar a questão da arquivologia, formas de deixar o nosso arquivo mais prático, mais funcional, mais organizado. Fizemos um levantamento das necessidades de treinamento e o próprio RH levantou essa possibilidade para sua equipe tendo em vista que nós temos um arquivo consideravelmente grande, que é dos servidores ativos e, entendemos também que dentro da Casa temos profissionais habilitados com suas expertises em suas áreas e que são capazes de repassar conhecimentos e vivências para os demais”, disse.
Durante o encontro, o grupo recebeu orientações da bibliotecária Ângela Lopes e do historiador Carlos Neto, que são servidores do setor de documentação. Na oportunidade, eles apresentaram conceitos fundamentais sobre arquivologia, tipologias documentais e suportes físicos, organização de documentos físicos, gestão de documentos, diagnósticos, arquivos correntes e intermediário, protocolo, arquivamento, avaliação de documentos (TTD), arquivos permanentes, nomenclatura de arquivos e pastas, uso de metadados nos documentos, dentre outros.
Iniciativa para melhorar o setor
Durante a visita, os servidores do setor de Documentação celebraram a aprovação do Projeto de Resolução n° 111/23 que institui o Arquivo Público da Câmara Municipal e a criação da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos.
“Bem, a gente tem aqui na Câmara um setor de documentação, justamente que mantém a própria Câmara viva, que é documentado daquilo que é trabalhado dentro de um setor público. Então, esse projeto tem importância, pois valoriza um setor fundamental que guarda, mantém e torna permanente a memória da cidade. A Câmara é uma instituição que trabalha o município, que cuida da cidade e toda essa história é mantida, a partir da memória dela que é guardada viva dentro desse setor”, frisou o historiador Carlos Neto.
A bibliotecária Ângela Lopes também comemorou a aprovação da propositura e acredita que a medida possa melhorar ainda mais o trabalho de preservação da memória da Casa.
“O Arquivo Público é de extrema relevância para a organização administrativa e burocrática do Legislativo Municipal. Com a medida, o setor pode ganhar uma atenção especial como cursos, materiais e outros equipamentos que podem contribuir com a preservação da memória da Casa”, concluiu.